Nzola Kuzedíua - A maior vencedora de Batalhas de Spoken Word em Angola

 

 APRENDA A GERENCIAR O SEU TEMPO E DEIXA TUDO AO SEU FAVOR

Por Consultores Cegoc 

 Chegou o momento de melhorar a gestão do seu tempo?

Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter mais algumas horas para resolver tudo que lhe garanta tranquilidade? E caso seu dia tivesse mais horas, você conseguiria fazer tudo ou teria mais tarefas ainda a executar?

A verdade é que temos tempo suficiente para cumprir nossa rotina, o que pode estar faltando é o controle que temos do nosso tempo, ou melhor, a maneira como o administramos.

Saber gerir o tempo é uma competência essencial no mundo empresarial, pessoal, especialmente ao nível da liderança.

São tantas as coisas que disputam a nossa atenção —  trabalho, e-mails, reuniões, viagens, vida social e familiar —, que é muito fácil ficarmos  sobrecarregado. Se não gerirmos bem o nosso tempo, podemos facilmente ficar esgotados e deixar comprometida a qualidade do nosso trabalho. Mas se aprendermos a tomar decisões que criam tempo suficiente para fazer as coisas bem, é mais provável alcançarmos uma performance de excelência.

Para falar mais sobre o assunto preparamos este artigo com estratégias que você pode adoptar para uma gestão de tempo eficaz.

O que é Realmente Gestão do Tempo?

Gestão do Tempo, ou Gerenciamento do Tempo, é o processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Ela diz respeito a quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia.

Uma boa gestão de Tempo requer uma mudança do foco, de rotina que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Quer um exemplo?

Quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas e não conseguindo concluir nenhuma? Ou, caso tenha concluído alguma, você sabe, no seu íntimo, que poderia ter feito melhor?

Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir nossas atenções com o variado número de tarefas que surgem durante nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Mas se temos que apagar incêndios ou se precisamos resolver tudo para ontem, podemos usar o tempo a nosso favor.

Neste artigo, analisamos quatro áreas cruciais para ajudá-lo a gerir o seu tempo de forma mais eficaz.

Planear prioridades para a sua semana

Muitos de nós temos uma lista de tarefas que rapidamente preenchemos com uma mistura de tarefas importantes e não tão importantes. Ter muitas coisas na lista pode levar a grandes níveis de ansiedade ou descomprometimento. Por isso, é importante estabelecer prioridades dentro do seu volume de trabalho, definindo aquilo que precisa de ser feito agora e aquilo que pode esperar ou pode ser delegado. Deverá também reservar tempo para tratar de eventos inesperados que, inevitavelmente, ocorrem durante um dia normal.

Lidar com pedidos urgentes

Independentemente da eficácia com que planeia a sua agenda, as pessoas precisarão, ocasionalmente, da sua atenção urgente sobre determinado assunto. A tendência é de dizer “sim” a tudo, porque não quer desiludir as pessoas. Mas esta atitude pode causar stress e ter um efeito negativo na sua capacidade de trabalhar de forma produtiva. Contrarie a tendência e aprenda a lidar com esses pedidos de maneira a conseguir manter boas relações com os seus colegas e clientes, evitando as consequências negativas. Aprender a dizer “não” diplomaticamente ajuda, certamente, assim como renegociar uma calendarização realista ou os resultados exigidos.

Produzir trabalho de alto valor

Um bom planeamento e uma boa gestão do tempo ajudam-no a tornar-se mais criativo e a dar sempre o seu melhor. Deixar tudo para a última hora e concluir uma tarefa em pânico tem, obviamente, o efeito contrário. No entanto, é uma situação muito comum entre os profissionais ocupados. No planeamento de projetos complexos, divida as tarefas em etapas claramente definidas, para que possa ter perceção do caminho a percorrer e reparta o trabalho em conformidade. O cérebro fica ansioso quando visualizamos tarefas complexas, porque temos a tendência para complicar excessivamente as coisas e a ficar sobrecarregados. Planear o trajeto até à conclusão em pequenas fases permite-nos visualizar a tarefa de forma mais realística, tornando-a, por isso, menos stressante. 

Evitar sobre cargas

O inevitável resultado da má gestão do tempo é a sobrecarga de trabalho e o stress. Mesmo com uma boa gestão do tempo, surgem, ocasionalmente, pontos de pressão, e deverá aprender a lidar com tais situações. 

É útil ter um ‘kit de emergência’ pronto para aliviar a sua agenda quando chega a este ponto. O kit pode incluir reorganizar reuniões, pedir educadamente uma extensão do prazo ou redefinir as prioridades da sua lista de tarefas. Pode também tomar medidas para manter os níveis de energia com estratégias que evitam que se sinta cansaço e com rituais de relaxamento. Dito isto, é importante evitar que se sinta sobrecarregado.

Uma boa gestão do tempo ajuda-nos a manter-nos focados e a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Para os que, como nós, estão constantemente sobrecarregados com pontos de pressão e prazos apertados, o caminho para a liberdade passa por mudar hábitos de forma gradual, o que é muito menos difícil do que imagina.

 

Conheça as três 3 regras de ouro da Gestão de Tempo:

1. Gestão do tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
2. Gestão de tempo está relacionada ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;
3. Gerenciar o tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.

Explore as Vantagens do Gerenciamento de Tempo

Se até aqui você ainda não está decidido a adoptar a Gestão do Tempo em sua vida, separamos mais uma lista de vantagens para te ajudar a dar o próximo passo:

Menos surpresas

Com a Gestão do Tempo aquela história de ser pego de surpresa por um deadline apertado não vai acontecer (ou pelo menos reduzir drasticamente as chances).

Menos estresse

Gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse.

Mais tarefas executadas

Claro que aumentar a produtividade é um dos principais objetivos do Gerenciamento do Tempo. Quando se está ciente do que precisa ser feito é muito mais fácil gerenciar suas to-do tasks. Assim será possível que cada tarefa seja executada em seu tempo certo.

Menos retrabalho

Ser organizado está diretamente ligado com menos retrabalho e menos erros. Imagine se, na correria, você esquece dos detalhes discutidos ou das instruções dadas? Isso com certeza irá levá-lo a um trabalho extra, não é mesmo?

Mais tempo livre

Sabemos que não podemos criar mais tempo (acredite, 24h é mais do que suficiente para um dia). No entanto, todos podemos usar melhor das 8 horas que temos no ambiente de trabalho fazendo o uso correto deste tempo.

Mais oportunidades

Fazendo bom uso do tempo você estará apto e melhor preparado a mais oportunidades.

Menos tempo perdido

Quando você sabe exatamente o que deve ser feito, menos é gasto em tempo ocioso. Ao invés de ficar imaginando o que deve ser feito em seguida, você pode se adiantar e já iniciar a próxima atividade.

Menos esforço

Existe um entendimento errado de que aprender a Gerenciar o Tempo requer um esforço extra. Ao contrário, a Gestão do Tempo permite que sua vida se torne mais fácil, seja para fazer as malas para a viagem do final de semana ou para terminar aquele planejamento orçamentário. Inclusive, aqui na Treasy este é um dos nossos valores: Work Smarter!

Melhora na reputação

Tanto na vida profissional quanto na pessoal você será sempre aquela pessoa em que todos podem confiar. Ninguém irá questionar se, por exemplo, você aparecerá em uma reunião, se fará o que prometeu ou se respeitará o deadline.

Menos problemas

Sabe aquela história de que criamos nossos próprios problemas? Seja uma reunião que foi esquecida, ou um prazo não cumprido, deixar de gerenciar o tempo pode resultar em atritos nas variadas esferas da vida. Planejar e se preparar para o dia que virá evita que criemos nossos próprios problemas.

Vantagens entendidas, agora a questão é: como fazer uma Gestão de Tempo que actue a nosso favor?

Mais tempo no que realmente importa

Gerenciar o Tempo é alocá-lo nas tarefas de mais impacto. Com a correta Gestão do Tempo você passará mais horas naquilo que for realmente importante para o seu dia.

7 - Estratégias eficazes para uma Gestão do Tempo de Sucesso

Antes de mais nada, é preciso entender que tudo começa com organização. Portanto, o segredo é organizar suas tarefas e usar o seu tempo de maneira eficiente a fim de cumprir com as atividades que forem surgindo (além daquelas que fazem parte da rotina).

Sabemos que é muito difícil planejar a Gestão do Tempo do dia para a noite, até porque não existe um plano a ser seguido. O que funciona para uma pessoa pode ter o efeito contrário em outra. Tudo é uma questão de encontrar o que será bom para você e o que se adequará ao seu modo de trabalho e rotina.

E para guiá-lo nesta jornada, dá uma olhada nas estratégias que separamos:

01 - Delegue as tarefas

É muito comum para a maioria de nós acabar executando mais tarefas do que poderíamos (ou deveríamos). Você já deve ter passado por isso e sabe o estresse que acaba gerando no final. Aprenda a delegar e entenda que ao fazer isso você não está fugindo das suas responsabilidades. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gerência ou liderança. Aproveite e dê mais responsabilidades aos seus subordinados ou a outras pessoas da sua equipe, sempre respeitando suas habilidades e seus conhecimentos.

02 - Priorize o trabalho

Antes de o dia começar faça uma lista das tarefas que precisam da sua atenção imediata. Lembre-se que as tarefas não tão importantes assim podem consumir até mais tempo do que aquelas que exigem uma execução/finalização rápida. Isso sem contar que algumas das tarefas têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas que são mais importantes.

03 - Fuja da procrastinação

Ultimamente muitos artigos têm sido escritos sobre o mal da procrastinação. E não é para menos, afinal ela é um dos itens que mais afetam negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto desnecessário de tempo e energia. De uma maneira geral, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas.

Uma dica aqui é pensar sempre no por quê aquela determinada tarefa é importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Além disso, claro, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa em atividades menores, delegando-as (não é à toa que o item “delegar tarefas” é o número 1 desta lista).

04 - Agende as tarefas

Seja com um aplicativo para gerenciar tarefas, uma planilha ou um caderno de anotações, faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua mente. Faça uma simples “To-do list” antes de o dia começar, priorizando as tarefas (conforme falamos anteriormente) e tenha certeza de que elas são tangíveis (por exemplo: não adianta pensar que você terminará uma atividade X naquele dia se você sabe que ela exigirá mais tempo de você).

05 - Evite o estresse

O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso você pode já ter vivenciado: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece não querer funcionar. Aqui, mais uma vez, entra a dica número 1 da lista: delegue!

06 - Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

Ok, sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade.

7 - Aprenda a dizer não

Talvez essa seja a regra de ouro e aquela que deve ser adoptada por todos. Caso você já se veja sobrecarregado, e lhe venha uma atividade fora do cardápio saiba dizer “não” de maneira educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas ou projectos ao mesmo tempo que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list. De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar algo de lado.

Coloque de fora as atividades que fogem da rotina

Planejar as atividades e seguir naquele dia é tarefa fácil. No entanto, sabemos que em muitos casos surgem problemas inesperados que colocam todo o planejamento em risco ou mesmo por água abaixo.

Neste caso, o ideal é procurar planejar sua semana priorizando o que deve ser feito a cada dia, mas sempre deixando um espaço de duas a três horas para aquelas urgências que venham a surgir.

Fazendo isso será possível realizar as atividades importantes e apagar os incêndios que forem surgindo no decorrer do dia sem a necessidade de acumular trabalho extra. O ideal é fazer uma análise da sua rotina e verificar uma média de tempo que é gasto no tratamento de atividades não planejadas.

Entendeu o quão importante é saber gerenciar o tempo? Falando especificamente do conceito de gestão, dissemos que: o processo de organizar e planejar o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de rotina, chamamos de Gerenciamento do tempo ou mesmo Gestão do Tempo.

Aprender a gerir o tempo não é sinónimo de encontrar maneiras de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem. Não existem regras únicas para lidar com a Gestão do Tempo. O que existem são algumas boas práticas que podem ajudar a melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas.

Neste artigo apresentamos algumas estratégias e dicas, mas é importante destacar que cada pessoa tem que encontrar a sua maneira para melhor fazer o Gerenciamento do Tempo.